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Que représente un tableau de bord de pilotage?

29 avril 2012

Que représente un tableau de bord de pilotage?

Définition:

Un tableau de bord de pilotage permet de mesurer, d’évaluer, de suivre la réalisation des actions et de surveiller les paramètres sensibles des activités opérationnelles et stratégiques.

C’est aussi un des six outils d’une démarche mise au point par le professeur Henri SAVALL, et connue sous le nom de Management Socio-économique.

Il s’agit d’un mode de gestion intégrant étroitement la dimension sociale de l’entreprise et sa performance économique. Il comporte des méthodes de gestion globale s’appuyant sur le développement humain de l’entreprise comme principal facteur d’efficacité à court, moyen et long termes.

 

Contrôler ou piloter ?

 

Comme nous le constatons, cette notion a évolué avec l’environnement socioéconomique dans lequel les organismes s’inscrivent. Cette explication est très bien détaillée dans le livre de Monsieur Yvon MOUGIN « les nouvelles pratiques de l’audit de management QSEDD »

En effet dans les années 50 il était important de se mettre en conformité avec les spécifications, nous étions donc dans une phase de contrôle pur et dur, le concept de contrôle était là pour filtrer les productions au sortir des chaînes de montages. Les coûts salariaux n’étaient pas encore une réelle contrainte pour les entreprises.

Vient ensuite les années 70 et la première crise pétrolière et une prise de conscience des coûts, une nouvelle notion pris naissance à cette période, rappelez-vous la notion de « erreur zéro » chère à Monsieur KROSBY et cette question « Avez-vous déjà réalisé un produit avec zéro défaut ? » bien évidemment Monsieur KROSBY « alors pourquoi fabriquez-vous des pièces avec des défauts » évidemment si nous pouvons en fabriquer sans défaut pourquoi en produire avec défaut. Nous voyons que nous introduisons une notion d’efficacité dans la réflexion du management. A cette période si nous achetions une marchandise quelconque s’inscrivant dans une gamme de produits spécifiques, notre choix ne se portait plus sur la qualité parce qu’elle était sensiblement pareille pour l’ensemble de la gamme, mais sur le design ou autre.

Avec l’avènement de la nouvelle mouture de la norme ISO 9001/2000 une nouvelle notion fait jour la notion de satisfaction du client, cette fois le produit devient secondaire mais le client le centre des préoccupations de l’organisme, satisfaire le client reprend, bien entendu, les évolutions précédentes mais une nouvelle dimension est donc induite dans l’organisation. Contrôler n’est plus suffisant car trop restrictif, l’ensemble de l’organisation change et maintenant nous allons devoir piloter, c’est-à-dire donner des orientations à l’organisme et vérifier que celui-ci tend à permettre à l’organisme d’atteindre ses objectifs.

Avons-nous maintenant atteint la limite de ce que les organismes peuvent faire ? Force est de constater que non, de plus ces système ne s’inscrivent-ils pas dans une démarche liée à l’amélioration continue, en effet actuellement les systèmes de management doivent être performant et maîtriser les coûts le maître mot est efficacité et efficience, pourtant une nouvelle notion est en passe de devenir celle de la prochaine décennie, c’est le développement durable le QSEDD. Nous allons devoir sublimer le pilotage en intégrant la dimension développement durable et de responsabilité sociétale.

Pourquoi mesurer la performance ?

Nous venons de voir que de plus en plus nous devons piloter

Les organismes actuels quoique en pleine évolution sont encore dans la mentalité des plus anciens, porteurs du poids du passé, ce passé ou contrôle était associé à erreur et erreur avec sanction.

Encore actuellement il est très difficile de parvenir à obtenir des informations au sein des organismes parce que cette peur de la sanction est encore présente, malgré le fait que dans tout système de mangement de la qualité qui se respecte « on joue le ballon et pas le joueur ». Cette mentalité reste encore bien présente mais tend à évoluer dans le bon sens, mais pas encore assez rapidement, la résistance au changement est le talon d’Achille de l’amélioration continue.

La mise en place d’indicateur de performance KPI entre dans cette logique de pilotage, on ne mesure pas pour contrôler ce qui induit que ces indicateurs doivent se focaliser sur la performance des structures, des organisations et des processus plus que sur le contrôle des individus ou de l’atteinte ou non d’objectifs.

Ce contrôle « ancienne mouture » est contre performant et même parfois pénalisant.

Mesurer est savoir

La mise en place de système de mangement nous oblige à mettre en place des mesures nous permettant d’obtenir des informations pertinentes sur le fonctionnement de l’organisme et doit nous permettre d’agir plus que de réagir. Cela oblige également les managers d’avoir une vision claire des possibilités de leur structure « capabilité », de pouvoir anticiper sur les événements à venir ou sur l’organisation en devenir.

Le tableau de bord est donc un instrument à la disposition des dirigeants pour piloter leur organisme.

Ou éviter d’être des managers comme le disait Winston CHURCHILL :

« C’est comme Christophe COLOMB, quand ils partent, ils ne savent pas où ils vont et, quand ils arrivent, ils ne savent pas où ils sont ».

Le tableau de bord et les indicateurs doivent servir à diriger et permettre une très grande visibilité de l’organisation en y plaçant des KPI « Key Performance Indicator » qui parlent aux dirigeants leur permettant d’anticiper plus que de réagir. Trop de dirigeant actuellement passe plus de temps à éteindre les incendies plutôt que d’éviter qu’ils ne se déclarent.

Ceux-ci doivent aussi être pour résumer un peu :

Simple

Mesurable

Accepté

Réaliste

Temporel

Le tableau de bord doit intégrer et mesurer, pour piloter, plusieurs notions de performances que sont les principes de la norme ISO 9001

Orientation client « satisfaction et image de marque »

Leadership

Implication du personnel

Approche processus

Management par approche système

Amélioration continue

Approche factuelle pour la prise de décision

Relation mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs

Mais également :

La maîtrise des coûts

La maîtrise des prix de revient

Performances des services.et des processus

Principe du tableau de bord de pilotage

Le tableau de bord de pilotage est un outil de management personnel qui doit être construit de sorte à rendre la fonction, le service, l’organisme performant.

Mais comment alors construire mon tableau de bord ?

En se posant quelques questions simples et importantes :

De quels indicateurs ou KPI ai-je besoins pour prendre des décisions en fonction des responsabilités que je dois assumer

Quels indicateurs me servent pour rendre compte à mes supérieurs des performances du fonctionnement de mon service

De quelles informations mes collègues ou collaborateurs ont besoins pour être performants

A quelle fréquence dois-je les communiquer

De quelles informations dois-je disposer pour répondre aux attentes de mes partenaires

Sous quelles formes dois-je les présenter pour les rendre accessible et compréhensibles.

De quels indicateurs suis-je responsable

Sur base de quels indicateurs les performances de l’organisme, du service, ma fonction seront-elles estimées.

Le tableau de bord n’est pas un outil d’animation

Trop souvent encore lors de réunion on s’attarde plus sur la forme que sur le fond de la présentation à ce sujet, je vous conseille de lire « Réunion mode d’emploi de Michael DOYLE et David STRAUS »

Extrait :

Les entreprises sont assiégées de toutes parts. Elles subissent des pressions externes : le consumérisme, la concurrence internationale, les rapides transformations du marché et les responsabilités sociales qu’elles doivent assumer ; mais elles ont aussi à faire face à des pressions internes : l’évolution des technologies et une main d’œuvre de plus en plus éduquée, puissante et revendicatrice. Tout cela oblige les entreprises à se transformer.

Il est donc fondamental que le tableau de bord de pilotage soit de plus en plus un outil d’aide au management et donc à la prise de décision, la performance de l’organisme dépend de la justesse des indicateurs et de leur suivi dans l’entreprise et donc de la gestion et du suivi du/des tableau(x) de bord.

N’oublions pas que mesurer est savoir

Il est donc fondamental que le tableau de bord intègre les différents axes de la performance de l’entreprise pour que la vision qu’en ont leur dirigeant ne soit pas tronquée et leur permette de prendre toutes les décisions qui s’imposent en ayant une connaissance étendue de leur fonctionnement assurant de la sorte leur développement durable et leur permettant d’assumer leur responsabilité sociétale.

 

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